Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất

Cơ sở pháp lý

Luật doanh nghiệp 2020

Nghị định 01/2021 / NĐ-CP Quy định về Đăng ký Doanh nghiệp

Quy định về địa chỉ công ty

Quy định của pháp luật về địa chỉ trụ sở chính: Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020:

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới của đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và email (nếu có).

Thì địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là đầu mối liên hệ của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ được xác định bao gồm số nhà, ngách, ngõ, hẻm, đường, phố hoặc thôn, xóm, ấp. , xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Ngoài ra, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh, thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo số điện thoại, số fax, địa chỉ thư điện tử (nếu có). .

Quy định về việc đặt địa chỉ trụ sở chính của công ty: Theo quy định tại Khoản 7 Điều 80 Nghị định 96/2015 / NĐ-CP quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở 2014 thì: Nếu trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cấp có ghi trụ sở chính là nhà chung cư, nhà ở tập thể thì doanh nghiệp phải làm thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở chính sang địa điểm khác.

Điều kiện về địa chỉ công ty

Trường hợp doanh nghiệp đặt trụ sở chính tại nhà chung cư thì nhà chung cư đó phải có chức năng cho thuê văn phòng và phải có giấy tờ chứng minh việc sử dụng nhà chung cư đó làm văn phòng công ty.

Trụ sở chính của công ty cần có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và quyền sử dụng hợp pháp làm địa chỉ trụ sở chính của công ty.

Đối với các địa chỉ khác, doanh nghiệp phải có giấy tờ hợp pháp chứng minh quyền sử dụng địa chỉ đó làm địa chỉ trụ sở chính của công ty.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty gồm 02 trường hợp:

• Trường hợp thứ nhất: Thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
• Trường hợp thứ hai: Thay đổi địa chỉ công ty sang quận, huyện, thành phố khác nơi đăng ký kinh doanh.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận

Công ty thay đổi địa chỉ trong phạm vi quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh, thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh và thông tin đăng ký thuế nhưng không thay đổi cơ quan quản lý thuế.

Do đó, trong trường hợp này, công ty chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1 Thông tư số 02/2019 / TT-BKHĐT);

Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;

Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.

Ghi chú: Quyết định và biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu trực tiếp nộp hồ sơ thì giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao có chứng thực (hoặc bản sao kèm theo bản chính). để so sánh) một trong các tài liệu sau:

• Đối với công dân Việt Nam: Giấy chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng;
• Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn giá trị sử dụng.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh / thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, hoặc nộp trực tuyến nếu công ty ở Hà Nội tại website: https://dangkytinhdoanh. gov.vn

Bước 3: Mang theo Phiếu tiếp nhận hồ sơ và Giấy ủy quyền đến nhận kết quả tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sang huyện, tỉnh, thành phố khác

Trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

Theo đó, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ lên ​​Chi cục thuế cũ để quyết toán thuế. Hồ sơ bao gồm:

Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST;

Bản sao không cần chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của đơn vị trực thuộc, Quyết định thành lập, Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các giấy tờ này đã thay đổi .

Trên thực tế, một số Cục Thuế yêu cầu thêm:

• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Giấy giới thiệu của người đến nộp hồ sơ.

Sau đó, đóng hóa đơn nếu công ty sử dụng hóa đơn như sau:

• Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó tính đến thời điểm chuyển địa điểm;
• Cán bộ Ấn chỉ, tổ công nợ sẽ xem xét tất cả các báo cáo hóa đơn, công nợ của doanh nghiệp. Nếu có vi phạm, cán bộ niêm phong sẽ lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành chính.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ (nếu chưa quyết toán hóa đơn, công nợ thì được gia hạn giải quyết), doanh nghiệp nhận được Thông báo chuyển địa điểm nộp thuế – mẫu số 09 – MST tại Bộ phận một cửa.

Bước 2: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh

Hồ sơ bao gồm:

• Mẫu 09-MST do cơ quan thuế ban hành;
• Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.
• Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở chính của công ty.

Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc.

Bước 3: Trường hợp con dấu của công ty có thông tin địa chỉ cũ cần khắc lại con dấu.

Bước 4: Thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở và các vấn đề liên quan đến việc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).

Nộp hồ sơ chuyển thuế tại cơ quan thuế quận, huyện mới. Hồ sơ bao gồm:

• Quyết định đóng thuế chuyển quận / huyện do Chi cục thuế nơi công ty đóng địa chỉ cũ cấp;
• Mẫu 08-MST có đóng dấu xác nhận việc chuyển địa chỉ về quận / huyện mới;
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

Các thủ tục thực hiện sau khi thay đổi địa chỉ công ty

Về con dấu công ty

Nếu thông tin trên mặt tem thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu.

Về hóa đơn công ty

Trường hợp doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn giấy

Nếu địa chỉ công ty thay đổi trong cùng quận, huyện thì doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, tên công ty và địa chỉ mới phải được khắc và đóng dấu trên hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn gửi Cục thuế xin phép tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử

• Thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi cơ quan thuế
• Thông báo cho tổ chức phát hành hóa đơn để cập nhật thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn.

Các thủ tục khác cần được thực hiện

• Việc thay đổi thông tin địa chỉ của công ty từ quận / huyện khác sẽ phải thay đổi cơ quan bảo hiểm xã hội và y tế;
• Thông báo cho đối tác và khách hàng về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty.

Không làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở đã đăng ký sẽ bị phạt như thế nào?

Trường hợp công ty thay đổi trụ sở đã đăng ký mà không làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh thì bị xử phạt như sau:

• Công ty có thể bị phạt nếu không đăng ký kinh doanh tại địa chỉ mới.
• Công ty có thể bị đóng cửa với mã số thuế nếu hoạt động của địa chỉ hiện tại có thuế không cho thấy bất kỳ hoạt động nào ở đó.
• Công ty có thể bị phạt nếu chậm thông báo thay đổi địa chỉ. Căn cứ Điều 25 Nghị định 50/2016 / NĐ-CP Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư quy định:

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đăng ký địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày.

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký. địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký. Địa điểm kinh doanh quá hạn từ 91 ngày trở lên.

Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận doanh nghiệp.”

Một vài câu hỏi thường gặp khi thay đổi địa chỉ công ty