Năm 2021, thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục được áp dụng theo quy định tại Nghị định 07/2016 / NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện của doanh nghiệp thương mại. Người lao động nước ngoài tại Việt Nam và Thông tư số 11/2016 / BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016 / NĐ-CP. Nhằm giúp thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận lợi về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, ketoanvina.vn tổng hợp các điều kiện và hồ sơ cần thiết. Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:
Cơ sở pháp lý
Luật Thương mại năm 2005;
Nghị định 07/2016 / NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
Thông tư số 11/2016 / TT-BC Hướng dẫn Nghị định 07/2016 / NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau đây:
- Công ty nước ngoài được thành lập và đăng ký kinh doanh theo pháp luật của nước là thành viên của điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật của các nước này công nhận;
- Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký;
- Trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn của Giấy phép đó phải còn ít nhất 01 năm, kể từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
- Hoạt động của Văn phòng đại diện: nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không phải là thành viên của nước, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập Văn phòng đại diện được thực hiện. văn phòng đại diện phải được Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây viết tắt là Bộ trưởng quản lý chuyên ngành) phê duyệt.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Đơn xin thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam;
Bản sao hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập chứng thực;
Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
Bản dịch công chứng báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế, tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc văn bản có giá trị tương đương của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền trên địa bàn. thương nhân nước ngoài được thành lập cấp hoặc xác nhận và chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Hồ sơ đề xuất địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Bản sao công chứng hợp đồng thuê văn phòng;
- Bản sao có công chứng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp thì phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
- Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định.
Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện đều có chữ ký và đóng dấu của công ty mẹ.
Các bước thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Bước 1: Cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời gian hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;
Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời gian hoàn thành: 05 ngày làm việc;
Bước 3: Đăng ký thông báo mã số thuế của văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời gian hoàn thành: 05 – 07 ngày làm việc.
Các trường hợp không được phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định trên.
- Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời hạn 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Có bằng chứng cho thấy việc thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có hại cho quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam. Nam và sức khỏe của nhân dân, hủy hoại tài nguyên thiên nhiên, hủy hoại môi trường.
- Nộp hồ sơ không hợp lệ, không đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan cấp phép.
Chế độ báo cáo đối với văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam:
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu do Bộ Công Thương quy định về hoạt động của năm trước qua đường bưu điện đến Sở Công Thương.
- Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình các vấn đề liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Các thủ tục sau để thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này cho hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm sau, Văn phòng đại diện phải có văn bản báo cáo tình hình hoạt động trong năm về Sở Công Thương (theo mẫu);
- Lập sổ quỹ ghi chép các khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
- Ký hợp đồng lao động với Trưởng văn phòng đại diện và các nhân viên của Văn phòng đại diện;
- Hàng năm, công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho Trưởng đại diện và nhân viên của Văn phòng đại diện;
- Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và nhân viên của văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế phải lưu toàn bộ tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm đối với Trưởng văn phòng đại diện và nhân viên của Văn phòng đại diện;
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành;
Một số câu hỏi liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Văn phòng đại diện cần lưu giữ những hồ sơ gì tại văn phòng trong quá trình hoạt động?
Trong quá trình hoạt động, Văn phòng đại diện cần lưu giữ các giấy tờ sau: Giấy phép hoạt động; Con dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu; Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện; Hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn tại phần thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có được ký kết hợp đồng kinh tế không?
Hoạt động của Văn phòng đại diện: nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được phép ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế.
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có được thu tiền của khách hàng thanh toán cho công ty nước ngoài không?
Hoạt động của Văn phòng đại diện: nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Vì vậy, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được phép thu tiền của khách hàng cho công ty nước ngoài.
Công ty nước ngoài không có con dấu thì hồ sơ thành lập văn phòng đại diện có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
Ngoài giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của công ty nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Văn bản thành lập do công ty nước ngoài ký tên và đóng dấu không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
- Tư vấn trước khi thành lập các vấn đề liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật;
- Xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Đăng ký cấp con dấu và giấy chứng nhận mẫu con dấu cho Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Đăng ký và hoàn thiện thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Tư vấn các thủ tục sau để thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Kê khai nhân sự, thủ tục lao động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam với Sở Công Thương, cơ quan Bảo hiểm xã hội;
- Tư vấn thủ tục pháp lý văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện Việt Nam.
Lời kết
Quý khách hàng quan tâm đến hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam vui lòng liên hệ với ketoanvina.vn để được hỗ trợ trọn gói nhanh nhất và chính xác nhất!
Bài viết thuộc bản quyền của Kế Toán Vina. Mọi sự sao chép trích dẫn phải được sự đồng ý chấp thuận bằng văn bản hoặc ghi rõ nguồn ketoanvina.vn.
