Thành lập văn phòng đại diện là cách để doanh nghiệp tăng chi nhánh, mở rộng phạm vi kinh doanh. Vì vậy thủ tục thành lập văn phòng đại diện là gì? Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện gì? Bài viết dưới đây của ketoanvina.vn sẽ giúp các doanh nghiệp giải đáp những vướng mắc này.
Văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp số 68/2014 / QH13 do Quốc hội ban hành, định nghĩa về văn phòng đại diện là: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Doanh nghiệp có quyền đặt chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện trên địa bàn theo địa giới hành chính..
Đặc điểm của văn phòng đại diện
Đặc điểm của văn phòng đại diện là:
- Sẽ không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập khi mở văn phòng đại diện, mọi khoản thuế sẽ do doanh nghiệp tự nộp.
- Vẫn cấp con dấu và Giấy chứng nhận hoạt động cho văn phòng đại diện để thực hiện công việc nội bộ.
- Văn phòng đại diện chỉ được ký hợp đồng dưới sự ủy quyền và đóng dấu của doanh nghiệp.
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có chức năng chính là đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp. Văn phòng đại diện được sử dụng để thực hiện các công việc như giao tiếp với đối tác, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận khách hàng mới,… thuộc lĩnh vực mà doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh.
Từ đặc điểm, chức năng có thể đưa ra những ưu nhược điểm của văn phòng đại diện như sau.
Ưu điểm
- Không phải nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.
- Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp khám phá thị trường, quảng bá hình ảnh, sản phẩm,… của doanh nghiệp rộng rãi hơn.
- Thuận tiện hơn trong việc giao tiếp với khách hàng, đối tác mà không cần phải đến trực tiếp trụ sở chính của doanh nghiệp.
Nhược điểm
- Không được thực hiện các công việc như ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp với khách hàng mà phải được sự đồng ý của quyết định hoặc ủy quyền của doanh nghiệp.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Doanh nghiệp phải được thành lập trước khi mở văn phòng đại diện, không thể mở văn phòng đại diện song song với thủ tục thành lập công ty.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
- Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các hoạt động giao dịch, tiếp thị và ký kết hợp đồng trong nội bộ văn phòng.
- Văn phòng đại diện phải có trụ sở chính.
Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:
- Người đại diện văn phòng có thể là chủ doanh nghiệp, người quản lý kiêm nhiệm hoặc bất kỳ ai có đủ năng lực và trình độ theo quy định của pháp luật.
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp và cụm từ “văn phòng đại diện”, được viết bằng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W và các ký hiệu.
- Trụ sở chính của văn phòng đại diện phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ xác định.
Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:
- Thông báo khai trương văn phòng đại diện.
- Biên bản họp quyết định thành lập văn phòng hội đồng.
- Quyết định cử người đại diện (trừ trường hợp người đại diện là chủ doanh nghiệp, cổ đông … thì không cần quyết định).
- Bản sao giấy tờ hợp pháp (CMND, căn cước công dân, hộ chiếu) của người đại diện văn phòng.
- Bản sao các giấy tờ hợp pháp của người nộp đơn.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
Nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện ở đâu?
Có hai cách để doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký.
- Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh / thành phố nơi đặt văn phòng đại diện.
- Nộp trực tuyến: Doanh nghiệp đăng ký tại website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkytinhdoanh.gov.vn).
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục sau.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ mà ketoanvina.vn đã giới thiệu trên đây. Lưu ý là sao y bản chính phải có thời hạn chứng thực không quá 3 tháng.
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và lệ phí công bố thành lập
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh hoặc nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nộp phí công khai thông tin của văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia.
Bước 3: Cơ quan đăng ký xem xét hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện và xử lý
Nếu hồ sơ có sai sót, doanh nghiệp sẽ chỉnh sửa theo yêu cầu. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp in giấy biên nhận và thông báo nộp hồ sơ gửi Phòng Đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Nhận kết quả
Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Vậy là doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể khắc thêm con dấu dành riêng cho văn phòng đại diện để thuận tiện hơn trong công việc văn phòng.
Nếu không rành về các thủ tục, giấy tờ và muốn được đơn vị chuyên nghiệp tư vấn, bạn có thể thuê công ty chuyên tư vấn hướng dẫn thành lập văn phòng đại diện. ketoanvina.vn tự hào là đơn vị mang đến cho doanh nghiệp những trải nghiệm và dịch vụ tốt nhất trong lĩnh vực pháp lý.
Thời gian thành lập văn phòng đại diện là bao lâu?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, thời hạn xem xét cấp Giấy chứng nhận thành lập Văn phòng đại diện của Cơ quan đăng ký kinh doanh là 3 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cơ quan từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản thông báo, nêu rõ lý do và yêu cầu đính chính để doanh nghiệp nắm bắt thông tin và thực hiện điều chỉnh hợp lệ.
Một số lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện
Sau khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những công việc sau:
- Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được Giấy chứng nhận mở văn phòng, doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.
- Ngoài ra, doanh nghiệp còn có trách nhiệm kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân, đăng ký BHXH, BHYT cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện.
- Treo biển hiệu văn phòng đại diện (tên văn phòng, địa chỉ, số điện thoại, cơ quan chủ quản).
- Doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục theo quy định của pháp luật nếu văn phòng đại diện có thay đổi so với nội dung đã cấp trên Giấy chứng nhận.
Lời kết
Trên đây là thủ tục thành lập văn phòng đại diện, nếu bạn còn vướng mắc về thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty của mình hoặc bạn cần tư vấn những việc cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty vui lòng liên hệ ketoanvina.vn để nhận thêm được tư vấn từ chúng tôi.
Bài viết thuộc bản quyền của Kế Toán Vina. Mọi sự sao chép trích dẫn phải được sự đồng ý chấp thuận bằng văn bản hoặc ghi rõ nguồn ketoanvina.vn.
